Bescherming van persoonsgegevens
De Voogdijraad voert een aantal taken uit waarbij verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is. Dit zijn gegevens van cliënten (kinderen en hun ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers) en van andere betrokkenen waar de Voogdijraad CN contact mee heeft. Voor het verwerken van persoonsgegevens hanteert de Voogdijraad CN strikt de normen conform de Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb). Indien noodzakelijk kan hiervan worden afgeweken. De Voogdijraad vraagt dan ontheffing aan bij het College Bescherming Persoonsgegevens Nederland.
Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens, zoals justitiële documentatie (vroeger noemde men dit een strafblad) en veiligheidsmaatregelen. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Persoonsgegevens van kinderen zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming.
Verwerking van persoonsgegevens bij onderzoek van de Voogdijraad
Voor de uitvoering van een aantal wettelijke taken bewaart de Voogdijraad CN persoonsgegevens, zowel digitaal als op papier. De gegevens die worden verwerkt zijn altijd noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld worden. De Voogdijraad CN verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. Het kan dan gaan om uw naam, adres en woonplaats, maar ook andere gegevens zoals geboortedatum, geboorteplaats of nationaliteit. Deze gegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld en passend beveiligd. De medewerkers van de Voogdijraad CN hebben een geheimhoudingsplicht.
Informatieplicht persoonsgegevens
De Voogdijraad CN informeert een cliënt dat er persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Dat vertelt de Voogdijraad CN in de eerste brief aan cliënten. Hier wordt alleen vanaf geweken in de volgende gevallen:
- Indien betrokkene(n) al op de hoogte is dat persoonsgegevens zullen worden verzameld, verwerkt en voor welk doel;
- Indien niet informeren noodzakelijk is in het belang van het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;
- Indien niet informeren noodzakelijk is in het belang van bescherming van rechten en vrijheden van betrokkenen en/of anderen;
- Indien gegevens niet via betrokkene zelf zijn verkregen en verstrekking onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost en het vastleggen of verstrekken bij de wet is voorgeschreven.
Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?
Niemand heeft zomaar recht op informatie over persoonsgegevens van een ander. In veel gevallen kan de Voogdijraad CN alleen informatie aan derden verstrekken als de betrokkene daarvoor toestemming heeft verleend. In een aantal gevallen is de Voogdijraad CN wel bevoegd en soms zelfs wettelijk verplicht om aan andere organisaties gegevens te vragen of te verstrekken. Organisaties waarmee de Voogdijraad CN samenwerkt en gegevens mee kan delen zijn bijvoorbeeld de rechtbank, het Openbaar Ministerie, ZJCN Jeugdzorg, jeugdreclassering en de politie. Ook kan een rapportage verstuurd worden aan de advocaat van de betrokkene. De betrokkene wordt altijd geïnformeerd over de toezending van informatie aan derden.
Bij de Voogdijraad CN vastgelegde gegevens kunnen ook worden gebruikt voor (wetenschappelijk) onderzoek mits de anonimiteit van de betrokkene is gegarandeerd.
Zelf het raadsdossier opvragen
Elke bemoeienis van de Voogdijraad CN met het kind en zijn ouders is vastgelegd in een raadsdossier. Dit dossier bevat de persoonsgegevens van het kind en zijn ouders en relevante documenten, zoals het raadsrapport. De Voogdijraad CN bewaart het raadsdossier tot het kind 24 jaar is. Bij een gezag beëindigende maatregel en bij adoptie of een screening van een pleeggezin blijft een raadsdossier onbeperkt bewaard.
Een cliënt kan de Voogdijraad verzoeken om zijn dossier in te zien of om een kopie van zijn dossier te krijgen. Daarvoor moet de cliënt zijn legitimatie laten zien. Soms kan de Voogdijraad CN het verzoek niet meteen goedkeuren, bijvoorbeeld wanneer het raadsdossier ook persoonsgegevens van anderen bevat of wanneer inzage niet in het belang van de jongere is. De Voogdijraad CN vraagt de andere betrokkenen eerst wat zij daarvan vinden en beslist daarna over dit verzoek. Genomen besluiten worden altijd schriftelijk gemotiveerd en een bezwaarschrift indienen is mogelijk.
Wilt u inzage in het dossier dat de Voogdijraad CN van u heeft, dan kunt u contact opnemen met de locatie waarmee u te maken heeft gehad. Blijkt dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn? Dan kunt u een verzoek doen om uw gegevens te laten verwijderen, te wijzigen of aan te vullen.