Voor het aanvragen en controleren van de kinderopvangvergoeding is het belangrijk dat een kinderopvang een aantal documenten minimaal vijf jaar in de administratie bewaart, nadat het niet meer actueel is. Hier leest u welke documenten dit zijn en welke gegevens verplicht zijn om op te nemen in deze documenten.
De financiering van kinderopvang wordt geregeld op basis van een kinderopvangovereenkomst tussen de kinderopvang en de ouder(s). In de kinderopvangovereenkomst staan de afspraken over de opvang van het kind. Hieronder vindt u de gegevens die in de kinderopvangovereenkomst moeten staan. Controleer goed of dat het geval is. Staan onderstaande gegevens niet in de overeenkomst met ouders, sluit dan nieuwe kinderopvangovereenkomsten af met de ouders. Doe dit vóórdat u de aanvraag voor de kinderopvangvergoeding indient.
- Voor- en achternaam, geboortedatum en sédula-nummer van ouder. Ook van de partner als:
- de ouders elkaars officiële partner zijn door huwelijk of geregistreerd partnerschap;
- en zij allebei ouder van het kind zijn door bloedverwantschap (biologische ouder), aanverwantschap (zoals een stiefouder) of pleegouderschap;
- en zij op hetzelfde adres wonen en beiden bijdragen aan het huishouden.
- Voor- en achternaam en geboortedatum van het kind
- Soort kinderopvang (dagopvang of buitenschoolse opvang)
- Startdatum
- Aantal dagdelen per week (ochtend en middag)
- Voor buitenschoolse opvang: of gebruik gemaakt wordt van extra opvang tijdens schoolvakanties
- De hoogte van de maandelijkse ouderbijdrage
- Naam van de organisatie, voor- en achternaam houder/gastouder, het adres en de locatie
- Handtekeningen van ouder(s) en houder/gastouder met de datum erbij
Een voorbeeld van een kinderopvangovereenkomst met alle verplichte gegevens kunt u downloaden onderaan deze pagina.
Een kinderopvang kan naast de verplichte informatie ook andere afspraken in de overeenkomst zetten. Denk aan: openingstijden, studiedagen, gebruik van foto's of video’s, of wensen rondom eten en allergieën.
U hoeft de kinderopvangovereenkomst(en) met ouder(s) niet mee te sturen als u kinderopvangvergoeding aanvraagt bij de RCN-unit SZW. Maar u moet de getekende overeenkomst wel 5 jaar bewaren in uw administratie. De RCN-unit SZW kan het opvragen bij de controle van gegevens.
Om recht te hebben op kinderopvangvergoeding moet een kinderopvang maandelijks ouderbijdrage in rekening brengen. Dit gebeurt via een factuur. Verplichte gegevens in een factuur voor ouder(s), zijn:
- Naam van organisatie of van houder of gastouder
- Naam van de ouder (of partner)
- Naam van het kind
- Factuurnummer
- Maand
- Hoogte van de ouderbijdrage
Een voorbeeld van een factuur met alle verplichte gegevens kunt u downloaden onderaan deze pagina.
Een betaalbewijs kan een bankafschrift zijn of een kwitantie. Een betaalbewijs moet minimaal bevatten:
- Datum betaling
- Naam van de organisatie, houder of gastouder
- Naam van de ouder (of partner)
- Naam van het kind
- Hoogte van de ouderbijdrage
Als een kind wordt uitgeschreven c.q. stopt met de kinderopvang, dan maakt de kinderopvang een bewijs van uitschrijving. Minimale gegevens die nodig zijn op een bewijs van uitschrijving:
- Naam en geboortedatum van het kind
- Naam van de organisatie (en locatie)
- Datum waarop de kinderopvang is gestopt
Een voorbeeld van een bewijs van uitschrijving met de verplichte gegevens kunt u downloaden onderaan deze pagina.
Een kinderopvang moet elke dag bijhouden welke kinderen en medewerkers aanwezig zijn, met de tijden waarop ze komen en gaan. De presentielijst per week moet minimaal bevatten:
- Naam organisatie (en locatie)
- Naam en geboortedatum kind
- Naam medewerker(s) op de groep
- Datum en de bevestiging van de aanwezigheid per dagdeel (inclusief aankomst/vertrektijd)
Een voorbeeld van een presentielijst met de verplichte gegevens kunt u downloaden onderaan deze pagina. U kan ook een app gebruiken om de aanwezigheid bij te houden.
Naast documenten die nodig zijn voor de controle van de kinderopvangvergoeding, moet een kinderopvang de volgende documenten minimaal 2 jaar bewaren, nadat het document niet meer actueel is:
- Exploitatievergunning van de locatie (deze moet zelfs 5 jaar bewaard worden)
- Verklaringen omtrent gedrag (VOG’s; deze moeten zelfs 3 jaar bewaard worden!)
- Veiligheids- en gezondheidsbeleid
- Pedagogische en educatief beleidsplan
- Samenstelling en reglement oudercommissie (bij kinderopvangcentra met meer dan 50 kinderen)
- Bewijsstukken van opleidingseisen (diploma’s van medewerkers)
- Bewijsstukken van ervaringseisen
- EHBO-certificaten
Hulp nodig?
Heeft u hulp of advies nodig bij het op orde maken van uw administratie? Neem dan contact op met team kinderopvang van de RCN-unit SZW via kinderopvang@rijksdienstcn.com. Wij helpen u graag!