Procesomschrijving na aanmelding

Stap 1

De aanvraagperiode gaat open voor het semester. Binnen een periode van 2 maanden kunnen aanvragen voor de Koninkrijksbeurs ingediend worden voorzien van alle bijbehorende stukken via koninkrijksbeurs@rijksdienstcn.com. Middels de stukken controleren wij ook of de student voor dezelfde periode een NL Scholarship of KoninkrijksBPV heeft aangevraagd. De onderwijsinstelling geeft een verklaring hierover af middels het formulier onderwijsinstellingen Koninkrijksbeurzen.

Stap 2

Alle ingediende aanvragen worden gescreend op volledigheid en gedocumenteerd. De aanvraag krijgt een correspondentienummer toegewezen.

• Aanvraag volledig?

De student wordt geïnformeerd over een volledig ontvangen aanvraag en correspondentienummer. Hierna zullen paspoort kopieën gewist worden uit de systemen.

• Aanvraag onvolledig?

Indien aanvraag onvolledig is, en de deadline voor indienen nog niet verstreken is, zal de student geïnformeerd worden, en de kans gegeven worden om de aanvraag alsnog opnieuw in te dienen voorzien van alle stukken. De student wordt hierbij ook geïnformeerd over het toegewezen correspondentienummer.

Stap 3

Als de periode voor het indienen van aanvragen voor betreffende semester afloopt zal dit gecommuniceerd worden op de RCN website. De aanvragen worden ingedeeld op basis van geografische ligging van de instelling en type onderwijs.

Stap 4

Binnen 1 week na de sluitingsperiode gaan de lijsten met aanvraagnummers zonder herleidbare persoonsgegevens naar de notaris voor de lotingsrondes 1,2, en 3. De loting rondes worden gedaan binnen 2 weken na de sluitingsperiode voor het indienen van aanvragen.

Stap 5

Na de loting ontvangen wij van de notaris de lijsten met alle ingelote aanvragen, en uitgelote aanvragen. Er vindt een controle plaats op het aangevraagde subsidiebedrag om te zien of dit klopt met de regeling. De beschikking met deze informatie wordt na de studenten verstuurd binnen 4 weken na de sluitingsdatum voor het indienen van aanvragen. Hierin staat ook het toegekende subsidiebedrag.

Stap 6

Nadat alle beschikkingen verstuurd zijn naar de studenten worden de lijsten met betaalgegevens voor betaling opgemaakt en verstuurd voor betaling. De uitbetaling van de subsidie vindt plaats op de gecommuniceerde data voor het betreffende semester. Dit is in alle gevallen uiterlijk 8 weken na de ontvangen beschikking, maar er wordt zo veel mogelijk geprobeerd deze uiterlijk na 6 weken al uit te betalen.

Tussentijdse wijzigingen?

Indien er wijzigingen plaatsvinden tijdens de periode van de stage of studie-uitwisseling, wordt dit uiterlijk binnen 10 werkdagen doorgegeven aan RCN-OCW. Als de wijziging van invloed is op het reeds toegekende subsidiebedrag, zal de student hier binnen 4 weken over geïnformeerd worden middels een nieuwe beschikking. In geval dit leidt tot een terugvorderingsbetaling, zal de student in de beschikking geïnformeerd worden over de geldende termijnen en betaalinformatie voor terugbetaling.

Stap 7

Na afloop van de de stage- of studie-uitwisselingsperiode, waarvoor een Koninkrijksbeurs is ontvangen, worden steekproefsgewijs 15 studenten gevraagd informatie aan te leveren die bewijst dat zij de periode naar behoren hebben afgerond. Daarvoor dient het formulier afrondingsbewijs. De selectie van de 15 studenten wordt gemaakt uiterlijk 1 maand na afloop van het semester. De student wordt per brief binnen 6 weken na het semester geïnformeerd indien deze wordt gevraagd stukken aan te leveren. Uiterlijk binnen 8 weken na dagtekening van de brief dient RCN-OCW de gevraagde informatie aangeleverd te krijgen. Binnen 4 weken na ontvangst van de stukken zal de student per brief geïnformeerd over mogelijke gevolgen voor de eerdere toekenning van de subsidie en daarbij horende terugbetalingsgegevens. In geval de documenten aantonen dat de student zich gehouden heeft aan de vereisten, zal dit ook gecommuniceerd worden.

Stap 8

Op de website zal na afloop van het semester ook informatie worden verstrekt over het aantal toegekende beurzen op basis van geografische ligging en onderwijsniveau. Dit gebeurt zonder persoonsgegevens bekend te maken.