ZJCN Officemanager

Ben jij op zoek naar een baan met veel afwisseling en waar geen dag hetzelfde is? Kun jij in teamverband maar ook zelfstandig werken? Dan ben jij de collega die wij zoeken.

MBO+ | Bonaire | 39,5 uur | P&O2021_011_001 | Sluitingsdatum: 3 december 2021

Functieomschrijving

Als officemanager ben je  gewend om op hoog niveau te communiceren en snel te schakelen. Je bewaart de kalmte in de hectiek van de dag en je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je zoekt veel contact met je collega’s van de programmadirectie in Den Haag voor overleg en afstemming. Vanzelfsprekend heb je ervaring met complex agendabeheer.

Functietaken

  • Je voert alle voorkomende secretariële werkzaamheden uit voor de leden van het managementteam (MT). Je ondersteunt de MT-leden en bent het eerste aanspreekpunt. Afhankelijk van specifieke wensen van de MT-leden kunnen voor de verschillende afdelingen andere accenten en prioriteiten in jouw taak worden afgesproken;
  • Je beheert de agenda van de MT-leden en zorgt voor een efficiënte en effectieve indeling van de beschikbare tijd. Je handelt zelfstandig in- en externe telefoongesprekken af en je hebt hierbij een ‘’afschermfunctie’’. Je vervult een informatie- en signaleringsfunctie voor de MT-leden;
  • Het plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen voor de MT-leden maken deel uit van jouw taak. Je zorgt ervoor dat de MT-leden alle benodigde informatie hebben en dat de juiste mensen aan tafel zitten bij diverse overleggen;
  • Je maakt van vergaderingen en besprekingen, indien nodig, een besluiten- en/of actielijst op. Je fungeert als aanspreekpunt voor MT-leden, waarbij je knelpunten signaleert en oplost. Tot slot maak je gebruik van diverse systemen (zowel voor den Haag als Caribisch Nederland) voor o.a. administraties en houd je een (digitaal) archief bij;
  • Je ondersteunt het (beleids)team in het organiseren van ingewikkelde en complexe overleggen;
  • Jij bent het aanspreekpunt over alle facilitaire zaken die betrekking hebben op het gebouw/organisatie, en jij zorgt voor een efficiënte afhandeling door het inschakelen van de juiste partijen. 

De organisatie

Zorg en Jeugd Caribisch Nederland (ZJCN) is onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en houdt zich bezig met de gezondheidszorg en jeugdzorg in Caribisch Nederland. Anders dan in Europees Nederland, voert ZJCN (VWS) de zorgverzekering en jeugdzorg in Caribisch Nederland ook uit. De programmadirectie van ZJCN is daarmee niet alleen verantwoordelijk voor beleid en wetgeving, maar ook voor de uitvoering. Ook is de programmadirectie ZJCN binnen VWS het aanspreekpunt voor de landen Curaçao, Aruba en Sint Maarten en voor de andere ministeries.

Het team

Je bent onderdeel van één secretariaat dat zowel Nederland als Bonaire kan bedienen. Twee medewerkers werken vanuit Nederland en één vanuit Bonaire. Bij ziekte en afwezigheid moet je de collega’s kunnen vervangen.

Competenties

  • Digitaal vaardig
  • Communicatief vaardig (beheersing Nederlands en Papiaments)
  • Accuraat
  • Flexibel
  • Plannen en organiseren

Functie-eisen

  • Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau;
  • Je beschikt over meerdere jaren relevante secretariële werkervaring in een soortgelijke functie op vergelijkbaar niveau, bij voorkeur binnen een overheid.

Wat bieden wij?

  • Een aanstelling conform het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;
  • Een marktconform salaris, in aanloopschaal schaal 7 en functieschaal 8 van minimaal $ 1.960,- en maximaal $ 3.126,- bruto per maand bij een werkweek van 39,5 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;
  • Met ingang van 1 januari 2022 bedraagt de werkweek 36 uur per week, met behoud van salaris;
  • Vakantiegeld (8,33% van de bezoldiging);
  • Een 13e maand (8,33% van de bezoldiging, met een minimumbedrag van $1.750,-- bruto);
  • Een pensioenvoorziening ondergebracht bij Pensioenfonds Caribisch Nederland (PCN);
  • 184 vakantie-uren bij een werkweek van 39,5 uur per week, met ingang van 1 januari 2022 168 vakantie-uren bij een werkweek van 36 uur per week;
  • Een tijdelijke aanstelling van een jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren en een positief beoordelingsresultaat

Procedure

  • Een assessment of casus kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Aanstellingseisen

  • Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
  • Een medische keuring ten behoeve van toelating tot het pensioenfonds;
  • Het Nederlanderschap.

Goed om te weten voor geïnteresseerden buiten Caribisch Nederland

  • Het salaris is in Amerikaanse dollars, de officiële munteenheid in Caribisch Nederland;
  • Caribisch Nederland kent een eigen belastingregelgeving. Het inkomen boven de belastingvrije som ($ 12.575,-- in 2021), wordt belast met een percentage van 30,4% aan loonheffing;
  • Deelname aan het pensioenfonds is verplicht, inclusief een eigen bijdrage hieraan;
  • Je bent of wordt ingezetene van Caribisch Nederland.

Meer informatie?

Voor meer informatie omtrent deze functie kan je contact opnemen met

Maideline Martijn, Hoofd Jeugdzorg,
telefoonnummer: +599 781 0324.

Digitaal solliciteren

Je kunt je Curriculum Vitae voorzien van motivatie per email sturen naar: vacature@rijksdienstCN.com