SZW Directiesecretaris

HBO | Tijdelijk | Bonaire | 36 uur | Vacaturenummer: P&O2024_010_011 | Sluitingsdatum: 10 december 2024

Als Directiesecretaris ben je de onmisbare schakel tussen het managementteam en de rest van de organisatie. Je ondersteunt het unithoofd en het managementteam bij strategische besluitvorming, bewaakt processen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Omdat het om een nieuwe functie gaat, krijg je de kans om de rol zelf verder vorm te geven en jouw stempel te drukken op de invulling van deze functie.

Je krijgt volop ruimte om je werkzaamheden af te stemmen op de behoeften van de organisatie, waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan projecten zoals het nieuwe organisatie- en formatieplan. Je ondersteunt bij de opstelling van jaarplannen, het schrijven van beleidsnotities, het ontwikkelen van tertaalrapportages en de voorbereiding van MT-overleggen. Je hebt een breed scala aan verantwoordelijkheden en zorgt voor de noodzakelijke structuur en communicatie in een organisatie die volop in beweging is. Je geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies, signaleert tijdig wanneer processen te snel of te langzaam gaan en komt met een verbeterplan.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Voorbereiden en faciliteren van MT-overleggen: Je zorgt ervoor dat de vergaderingen van het managementteam effectief verlopen, door de agenda voor te bereiden, relevante stukken op te stellen en de voortgang van de actiepunten te monitoren.
• Ondersteuning unithoofd: je ondersteunt het unithoofd in overleg met de participatieraad en de voortgangsgesprekken met het ministerie.
• Ontwikkelen van jaarplannen en tertaalrapportages: Je schrijft en coördineert de jaarlijkse planningsdocumenten en zorgt voor de evaluatie van de voortgang in tertaalrapportages, zodat strategische doelstellingen op de juiste manier worden vertaald naar concrete acties.
• Schrijven van notities en beleidsdocumenten: Je stelt notities, beleidsvoorstellen en andere belangrijke documenten op zodat het managementteam goed geïnformeerd beslissingen kan maken.
• Ondersteunen van strategische besluitvorming: Je adviseert het unithoofd en het managementteam bij het maken van strategische keuzes en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd.
• Proactieve informatievoorziening: Je houdt het unithoofd en het managementteam op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie in de bredere maatschappelijke context.
• Interne communicatie: Je ontwikkelt voorstellen voor interne communicatie, stemt deze af met het unithoofd en zorgt voor publicatie in samenwerking met de communicatieadviseur.
• Projectmatige ondersteuning: Je werkt mee aan organisatiebrede projecten, behoudt het overzicht over de grote hoeveelheid aan onderwerpen en anticipeert op vragen van binnen en buiten de organisatie.
• Relatiebeheer en netwerkontwikkeling: Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders, met name in Caribisch Nederland (BES), om beleidsmatige ontwikkelingen te volgen die invloed hebben op de doelen van de organisatie.

Over de organisatie

De unit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voert de sociale zekerheid voor Caribisch Nederland uit. Daarnaast is SZW verantwoordelijk voor arbeidsinspectie, tewerkstellingsvergunningen, arbeidszaken en Plenchi di Trabou. Er werken in totaal ongeveer 55 medewerkers bij de unit SZW, waarvan 6 op Saba en Sint Eustatius. Er zijn veel ontwikkelingen in het sociaal domein en het takenpakket groeit. Onder andere een kinderopvangregeling, een Werkeloosheidswet en aanpassingen in de arbeidswetgeving zijn uitvoeringsregelingen die, afhankelijk van politieke besluitvorming, binnen afzienbare tijd door de unit SZW uitgevoerd gaan worden. De unit SZW werkt aan een menswaardig bestaan voor iedereen in Caribisch Nederland.

Wat breng je mee?

• Hbo-/wo-niveau: Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, organisatorische, of bestuurlijke richting (bijvoorbeeld Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Communicatie of een andere relevante richting). Je hebt ruime relevante ervaring, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Organisatorisch sterk: Je hebt uitstekende vaardigheden in het beheren van meerdere processen tegelijk. Je stelt prioriteiten en zorgt voor een effectieve uitvoering van taken, zonder het overzicht te verliezen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden: Je hebt aantoonbare ervaring met het schrijven van rapportages, beleidsnotities en het communiceren van  informatie naar verschillende doelgroepen. 
• Proactieve houding en zelfstandigheid: Je hebt ervaring in een functie waar je zelfstandig werkt, proactief problemen signaleert en oplossingsgericht handelt. Je kunt werken in een omgeving die volop in ontwikkeling is en hebt de drive om processen te optimaliseren.
• Nauwkeurig en gestructureerd: Je werkt met zorg en aandacht voor detail, maar kunt tegelijkertijd het grotere geheel overzien en prioriteiten stellen.
• Discreet en integer: Je hebt een hoge mate van discretie en integriteit, vooral in een rol waarin vertrouwelijke en strategische informatie wordt behandeld.
• Affiniteit met de regio en ervaring in Caribische context is een pluspunt.

Wat bieden wij?

Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie die voor belangrijke (door)ontwikkelopgaven staat. De kans om een sleutelrol te vervullen in strategische besluitvorming en communicatie, binnen een professionele werkomgeving met ruimte voor jouw eigen inbreng en ontwikkeling.

• Een tijdelijke aanstelling conform het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES voor de duur van een jaar, met mogelijkheid tot verlenging;
• Een marktconform salaris in functieschaal 11 (bruto maandsalaris minimaal $ 4.050,-- en maximaal $ 5.240,--) bij een werkweek van 36 uur per week. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring;
• Vakantiegeld in de maand mei (8,33% van de bezoldiging);
• Eindejaarsuitkering in de maand november (8,33% van de bezoldiging);
• Een pensioenvoorziening ondergebracht bij Pensioenfonds Caribisch Nederland (PCN);
• 168 vakantie-uren bij een voltijds (36 uur) dienstverband op jaarbasis;
• Een verhuisregeling voor kandidaten die van buiten Bonaire reageren.

Procedure

Een assessment, casus en/of referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld, waarbij in de selectie rekening wordt gehouden met de volgende volgorde:

• Ambtelijk RCN-personeel op de BES-eilanden (intern);
• Inwoners van het Caribisch deel van Nederland (extern);
• Overige kandidaten (extern);
• Een assessment of casus kan onderdeel uitmaken van de procedure en wordt meegewogen in de beslissing;
• In overleg kunnen referenties worden verzocht.

Aanstellingseisen

• Overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• Medische keuring;
• Het Nederlanderschap.

Goed om te weten voor geïnteresseerden buiten Caribisch Nederland

• Het salaris is in Amerikaanse dollars, de officiële munteenheid in Caribisch Nederland;
• Caribisch Nederland kent een eigen belastingregelgeving. Het inkomen boven de belastingvrije som ($ 20.424,-- in 2024) wordt belast met een percentage van 30,4% aan loonheffing;
• Deelname aan het pensioenfonds is verplicht, inclusief een eigen bijdrage hieraan;
• Je bent of wordt ingezetene van Caribisch Nederland.

Meer informatie?

Voor informatie omtrent de vacature kun je contact opnemen met
Mischa Prinsenberg, diensthoofd SZW, emailadres mischa.prinsenberg@rijksdienstcn.com

Digitaal solliciteren

Je kunt je Curriculum Vitae met motivatie sturen naar vacature@rijksdienstCN.com