Procesomschrijving na aanmelding

De aanvraagperiode gaat open voor het semester. Binnen een periode van 2 maanden kunnen aanvragen voor de Koninkrijksbeurs ingediend worden voorzien van alle bijbehorende stukken via koninkrijksbeurs@rijksdienstcn.com. Middels de stukken controleren wij ook of de student voor dezelfde periode een NL Scholarship of KoninkrijksBPV heeft aangevraagd. De onderwijsinstelling geeft een verklaring hierover af middels het formulier onderwijsinstellingen Koninkrijksbeurzen.

Alle ingediende aanvragen worden door RCN gescreend op volledigheid en correctheid van de bijgevoegde documenten. Iedere aanvraag wordt voorzien van een correspondentienummer zodra deze officieel door ons in behandeling is genomen.

Procedure:

• Aanvraag volledig?
  De student ontvangt een automatische ontvangstbevestiging direct na het indienen van de aanvraag (technische ontvangst). Zodra wij de aanvraag handmatig hebben bekeken, ontvangt de student een bericht met een persoonlijk correspondentienummer. Daarna wordt de kopie van het identiteitsbewijs uit ons systeem verwijderd.
• Aanvraag onvolledig?
  Indien de aanvraag onvolledig is en de deadline nog niet verstreken is, wordt de student hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij/zij de gelegenheid om de aanvraag opnieuw in te dienen, voorzien van de ontbrekende stukken. Ook dan ontvangt de student een correspondentienummer.

Let op: Studenten worden erop gewezen dat zij binnen 2 werkdagen na indiening een automatische ontvangstbevestiging per e-mail moeten ontvangen. Als dit uitblijft, dienen zij zelf contact met ons op te nemen via koninkrijksbeurs@rijksdienstcn.com om na te gaan of hun aanvraag correct is binnengekomen. Aanvragen waarvoor geen bevestiging is ontvangen, vallen buiten onze verantwoordelijkheid

Als de periode voor het indienen van aanvragen voor betreffende semester afloopt zal dit gecommuniceerd worden op de RCN website. De aanvragen worden ingedeeld op basis van geografische ligging van de instelling en type onderwijs.

Binnen 1 week na de sluitingsperiode gaan de lijsten met aanvraagnummers zonder herleidbare persoonsgegevens naar de notaris voor de lotingsrondes 1,2, en 3. De loting rondes worden gedaan binnen 2 weken na de sluitingsperiode voor het indienen van aanvragen.

Na de loting ontvangen wij van de notaris de lijsten met alle ingelote aanvragen, en uitgelote aanvragen. Er vindt een controle plaats op het aangevraagde subsidiebedrag om te zien of dit klopt met de regeling. De beschikking met deze informatie wordt na de studenten verstuurd binnen 4 weken na de sluitingsdatum voor het indienen van aanvragen. Hierin staat ook het toegekende subsidiebedrag.

Nadat alle beschikkingen verstuurd zijn naar de studenten worden de lijsten met betaalgegevens voor betaling opgemaakt en verstuurd voor betaling. De uitbetaling van de subsidie vindt plaats op de gecommuniceerde data voor het betreffende semester. Dit is in alle gevallen uiterlijk 8 weken na de ontvangen beschikking, maar er wordt zo veel mogelijk geprobeerd deze uiterlijk na 6 weken al uit te betalen.

Indien er wijzigingen plaatsvinden tijdens de periode van de stage of studie-uitwisseling, wordt dit uiterlijk binnen 10 werkdagen doorgegeven aan RCN-OCW. Als de wijziging van invloed is op het reeds toegekende subsidiebedrag, zal de student hier binnen 4 weken over geïnformeerd worden middels een nieuwe beschikking. In geval dit leidt tot een terugvorderingsbetaling, zal de student in de beschikking geïnformeerd worden over de geldende termijnen en betaalinformatie voor terugbetaling.

Na afloop van de de stage- of studie-uitwisselingsperiode kunnen studenten gevraagd worden om informatie aan te leveren die bewijst dat zij de periode naar behoren hebben afgerond. Daarvoor dient het formulier afrondingsbewijs. De student wordt in dat geval per brief binnen 6 weken na het semester geïnformeerd indien deze wordt gevraagd stukken aan te leveren. Uiterlijk binnen 8 weken na dagtekening van de brief dient RCN-OCW de gevraagde informatie aangeleverd te krijgen. Binnen 4 weken na ontvangst van de stukken zal de student per brief geïnformeerd over mogelijke gevolgen voor de eerdere toekenning van de subsidie en daarbij horende terugbetalingsgegevens. In geval de documenten aantonen dat de student zich gehouden heeft aan de vereisten, zal dit ook gecommuniceerd worden.

Op de website zal na afloop van het semester ook informatie worden verstrekt over het aantal toegekende beurzen op basis van geografische ligging en onderwijsniveau. Dit gebeurt zonder persoonsgegevens bekend te maken.